шаблоны wordpress.

Зарплатная ведомость

Незарплатные выплаты по зарплатной ведомости

   Во многих организациях одновременно с зарплатой выдают и различные выплаты, причитающиеся физлицам. И понятно желание бухгалтеров включить их в расчетно-платежную или платежную ведомость, чтобы выдать по одному документу все и сразу. Но безопасно ли включать в ведомость незарплатные суммы или лучше составлять на них отдельные РКО? Отвечаем на вопросы читателей в нашей статье.

Что разрешено выдавать по зарплатной ведомости

   Вопрос: В некоторых наших обособленных подразделениях зарплата выдается наличными по ведомости. Разрешено ли включать в выдаваемую по ведомости сумму незарплатные выплаты работникам — возмещение командировочных, больничные и т.п.?

   Ответ: Это противоречило бы кассовым правилам. В соответствии с ними по ведомости из кассы следует выдавать зарплату, стипендии и все те выплаты, которые методологией заполнения форм федерального государственного статистического наблюдения отнесены к фонду заработной платы и выплатам социального характера. А по этой методологии в фонд зарплаты не входят и выплатами социального характера не являются, в частности:

  1. возмещение командировочных расходов;
  2. соцстраховские пособия;
  3. компенсация за использование в работе личного имущества;
  4. дивиденды;
  5. возмещение представительских расходов;
  6. алименты.

   Поэтому строго по правилам их следует выдавать не по ведомости, а по отдельным РКО на имя работника. Причем каждый такой РКО должен быть зарегистрирован в кассовой книге в день выдачи денег (в то время как суммы, выдаваемые по ведомости в течение нескольких дней, не отражаются в кассовой книге до дня закрытия ведомости ).

   Также предназначенные для таких выплат деньги нельзя хранить в кассе сверх лимита в течение срока выплаты зарплаты. Превышать лимит в течение этого срока (но не более 5 рабочих дней) можно только на суммы, которые включены в ведомость «по праву».

   Примечание. В «статистический» список социальных выплат входят и поэтому могут быть выданы по ведомости вместе с зарплатой, в частности, следующие суммы:

  1. материальная помощь работникам;
  2. возмещение платы работников за детский сад;
  3. выходные пособия;
  4. суммы, начисленные при увольнении в связи с сокращением численности, ликвидацией организации;
  5. единовременные пособия при выходе на пенсию.

   В течение срока выплаты зарплаты они могут храниться в кассе сверх лимита.

   Вопрос: Что будет, если все-таки включить в ведомость суммы, которые по правилам заполнения статистических форм не относятся к фонду зарплаты и социальным выплатам?

   Ответ: Оспорить факт выдачи денег в таком случае нельзя, поскольку в ведомости есть подпись получателя. Однако инспекция может предпринять попытку оштрафовать за несоблюдение порядка хранения свободных денег — проще говоря, за превышение лимита кассы7. Он будет нарушен, если суммы, включенные в зарплатную ведомость вопреки кассовым правилам, хранятся в дни выплаты зарплаты в кассе сверх лимита.

   Примечание. Также нельзя совсем исключить вероятность того, что инспекция попытается оштрафовать вас за неоприходование этой суммы, поскольку на нее не составлен и не зарегистрирован в кассовой книге отдельный РКО. Напомним, что под оприходованием понимается регистрация в кассовой книге не только всех приходных, но и всех расходных кассовых ордеров за день.

   Ведь если деньги по ведомости выдавались в течение нескольких дней, то нет доказательств того, что выданные по ней незарплатные суммы отражены в кассовой книге именно в день их выдачи. В ведомости не указывают дату выдачи по каждой отдельной сумме.

   Если же деньги по ведомости выдавались в течение одного дня, то, скорее всего, инспекция не станет придираться. Тогда на конец этого дня уже был составлен на основании ведомости и зарегистрирован в кассовой книге РКО. То есть выданная сумма в кассовой книге учтена вовремя, пусть и не отдельно, а в составе итоговой суммы по ведомости.

Годятся ли зарплатные ведомости для оформления выплат по гражданско-правовым договорам

   Вопрос: Будет ли нарушением кассовой дисциплины выдача по ведомости сумм, ежемесячно выплачиваемых организацией физлицам, не являющимся ИП, по заключенным с ними гражданско-правовым договорам?

   Ответ: Не советуем так делать, хотя порядку ведения кассовых операций это не противоречит. Напомним, по платежной или расчетно-платежной ведомости из кассы выдаются зарплата, стипендии и другие выплаты работникам. При этом в кассовых правилах:

  1. под работниками понимаются также те физлица, с которыми у организации заключены гражданско-правовые договоры;
  2. под другими выплатами работникам понимаются выплаты, включенные в соответствии с методологией заполнения форм федерального государственного статистического наблюдения в фонд заработной платы. А в него входит вознаграждение за работы и услуги по гражданско-правовым договорам с физлицами (не ИП). Это следует из статистической формы N П-4 и п. 88 Указаний по ее заполнению.

   То есть сами по себе кассовые правила разрешают:

  1. выдавать такие суммы по ведомости;
  2. хранить их в кассе сверх лимита в течение срока выплаты зарплаты (не более 5 рабочих дней).

   Но проблема в том, что формы ведомостей предназначены для расчета и выплаты зарплаты работникам — об этом прямо сказано в Указаниях по их заполнению. Причем тут под работниками уже должны пониматься те, с кем заключены трудовые договоры. Да и сконструированы ведомости под выплату денег работающим по трудовому договору. Особенно расчетно-платежная ведомость — в ней есть графы с указанием должности, тарифной ставки, отработанного времени и т.п.

   Примечание. Вы не можете убрать графы из форм платежной и расчетно-платежной ведомостей. Порядок ведения кассовых операций обязывает вас использовать именно госкомстатовские формы.

   Поэтому регулярная ежемесячная выплата вознаграждения по такой ведомости может стать для проверяющих из фондов лишним поводом к тому, чтобы попытаться переквалифицировать гражданско-правовой договор в трудовой (даже если в графах с «трудовыми» показателями вы поставите прочерк) и доначислить вам взносы. А оспаривать доначисления придется в суде.

   Так что безопаснее составлять на такие выплаты отдельные РКО. Как в этом случае воспользоваться правом держать наличные на них в кассе сверх лимита в течение срока выплаты зарплаты? Ведь сумму, которая может превышать лимит, проверяющие кассу налоговики обычно устанавливают по платежной либо расчетно-платежной ведомости (именно она является распоряжением директора выдать зарплату наличными). Можно сугубо в кассовых целях составлять отдельный общий распорядительный документ за подписью директора о выплате из кассы в течение определенного срока (не более 5 рабочих дней) зарплаты и всех прочих сумм, которые по «статистическим» правилам входят в фонд зарплаты, включая и вознаграждения по гражданско-правовым договорам: столько-то выдать по ведомости, столько-то — по РКО.

На выдаваемую работнику арендную плату составьте РКО

   Вопрос: Наше ООО ежемесячно платит заместителю директора за аренду автомобиля. Выдаем эти деньги из кассы вместе с зарплатой. Договор аренды — это тоже гражданско-правовой договор. Верно ли мы понимаем, что на этом основании можно хранить в кассе арендную плату в зарплатные дни сверх лимита и выдавать одной общей суммой вместе с зарплатой по платежной ведомости?

   Ответ: Неверно. По правилам заполнения статистических форм в фонд зарплаты 16 включаются выплаты только по тем гражданско-правовым договорам, которые предусматривают выполнение работ и оказание услуг. Налоговики рассматривают аренду как услугу только в целях НДС и применения ККТ. Поэтому арендную плату по ведомости лучше не выдавать — это будет противоречить кассовым правилам. Составьте на нее отдельный РКО.

=============================================================================

По вопросам постановки бухгалтерского и налогового учета, формирования и сдачи отчетности в ИФНС, внебюджетные фонды и органы статистики, восстановления бухгалтерского учета и бухгалтерского сопровождения, обращайтесь к нам:

Консалтинговая компания «ФИНАНСЫ и ПРАВО»    сайт:  ВАШ БУХГАЛТЕР
E-mail: ВАШ БУХГАЛТЕР

Телефон: +7 929 509 1448
Факс: +7 495 943 1448

.